メール・ファイル共有・オンライン会議・Office系ツールをまとめて整備したいとき、多くの会社で候補になるのが「Microsoft 365」と「Google Workspace」です。
どちらも業務に必要な機能がそろっているため、単純に機能数を比較するだけでは「結局どちらを選べばいいのか分からない」となりがちです。
この記事では機能の勝ち負けではなく、「自社ならどちらを選ぶべきか」を判断するためのポイントを初心者IT担当向けに整理します。
Microsoft 365とGoogle Workspaceは何が違う？
まず前提として、この2つは単なる「Officeソフトの比較」ではありません。
どちらも、
- メール
- カレンダー
- ファイル共有
- オンライン会議
- チャット
- 文書・表計算
- ユーザー管理
などをまとめて利用できる、会社の業務基盤となるクラウドサービスです。
大まかな特徴としては、
- Microsoft 365：Word・Excel・PowerPointなどのMicrosoft製品やWindows PCとの親和性が高い
- Google Workspace：ブラウザ中心の利用や、複数人でのリアルタイム共同編集と相性がよい
という違いがあります。
ただし、どちらか一方が常に優れているわけではありません。
現在使っている環境、社員の働き方、必要な管理機能、移行の負担によって、選びやすいサービスは変わります。
まず比較したい6つのポイント
細かな機能を一つずつ比較する前に、IT担当が判断しやすい6つの観点で整理してみましょう。
| 観点 | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| メール・カレンダー | Outlook・Exchangeを中心に利用 | Gmail・Googleカレンダーを中心に利用 |
| 文書・表計算 | Word・Excel・PowerPointを利用。デスクトップ版の有無はプランによる | Googleドキュメント・スプレッドシート・スライドをブラウザ中心で利用 |
| ファイル共有 | OneDrive・SharePoint | Googleドライブ・共有ドライブ |
| 会議・チャット | Microsoft Teams | Google Meet・Google Chat |
| 管理・セキュリティ | Microsoft 365管理センターなどを利用。利用できる管理・セキュリティ機能はプランによる | Google管理コンソールを利用。利用できる管理・セキュリティ機能はプランによる |
| 利用環境 | WindowsやMicrosoft製品を多く使う環境と相性がよい | ブラウザ中心の環境で利用しやすい |
ここで見るべきなのは、「どちらの方が機能が多いか」ではありません。
自社が現在どのような方法で仕事をしているかと照らし合わせることが重要です。
Microsoft 365が向いている会社
次のような会社は、Microsoft 365との相性がよい傾向があります。
- Excel・Word・PowerPointを日常的に多用している
- 複雑な数式やマクロを使ったExcelファイルが業務に組み込まれている
- Windows PCが社内の中心になっている
- すでにMicrosoft製品を多く利用している
- デスクトップ版Officeを使う必要がある
特にExcelやWordのファイルが業務の中心になっている会社では、現在の仕事の進め方を大きく変えずに導入しやすいのがメリットです。
たとえば、取引先から受け取ったExcelファイルをそのまま編集したり、複雑な関数やマクロを含む社内ファイルを継続して使ったりする場合は、Microsoft 365を選びやすくなります。
ただし、Microsoft 365ならどのプランでも同じ機能が使えるわけではありません。
デスクトップ版Office、端末管理、高度なセキュリティ機能などは、契約するプランによって違います。
そのため、「Microsoft 365を選ぶ」だけでなく、「自社にはどのプランが必要か」まで確認することが重要です。
Business Basic・Standard・Premiumの違いについては、Microsoft 365 Businessプランを比較｜Basic・Standard・Premiumの違いと選び方で詳しく整理しています。
Google Workspaceが向いている会社
一方、次のような会社はGoogle Workspaceとの相性がよい傾向があります。
- ブラウザ中心で仕事をしている
- Googleドキュメントやスプレッドシートの共同編集を重視している
- シンプルな運用を重視している
- PC以外の端末から利用する機会も多い
- これから新しく業務環境を整える
- 既存のOffice資産がそれほど多くない
Google Workspaceは、ファイルを複数人で開き、同じ内容をリアルタイムで編集する働き方と相性があります。
ファイルをメールへ添付して、
「最新版はどれだろう」
と確認するような運用を減らしたい会社では、共同編集のメリットを感じやすいでしょう。
ただし、「小規模な会社ならGoogle Workspaceでよい」と単純に決めるのはおすすめできません。
取引先との間でWord・Excelファイルのやり取りが多かったり、複雑なExcelファイルやマクロを使っていたりする場合は、現在の業務をどこまで置き換えられるか確認する必要があります。
自社だけでなく、取引先とのファイル交換まで含めて考えることがポイントです。
Google Workspaceを選ぶ場合は、Google Workspace Businessプランを比較｜Starter・Standard・Plusの違いと選び方で、自社に合うBusinessプランを確認できます。
価格だけで決めない
料金は重要ですが、「1ユーザーあたり月額○円」という数字だけで比較すると、必要な機能を見落とす可能性があります。
実際には、
- 必要なプラン
- デスクトップ版Officeの必要性
- ストレージ容量
- セキュリティ機能
- 端末管理機能
- 移行作業
- 社員への操作教育
まで含めて考える必要があります。
たとえば、安いプランを選んでも、必要な機能が足りずに別サービスを追加すれば、結果的に費用や管理対象が増えることがあります。
逆に、高機能なプランを契約しても、ほとんどの機能を使わなければ無駄になってしまいます。
また、Microsoft 365とGoogle Workspaceは、プラン内容や料金が変更されることがあります。
そのためこの記事では具体的な料金表を固定して掲載せず、自社に必要な機能を整理したあと、契約時点の公式サイトで最新料金を確認することをおすすめします。
既存環境がある会社は「移行コスト」も確認する
すでにメールやファイル共有環境を利用している会社では、新しいサービスの機能だけでなく、移行にかかる負担も重要です。
確認しておきたいのは、
- 現在使っているメール
- 過去メールの量
- ファイルサーバーや共有フォルダのデータ
- Excel・Wordファイル
- 複雑な数式やマクロ
- 現在のユーザーアカウント
- 社内マニュアル
- 社員が使い慣れている環境
などです。
たとえばGoogle Workspaceを導入するからといって、社内にあるExcelファイルをすべてGoogleスプレッドシートへ変換しなければならないわけではありません。
重要なのは、現在の業務をどこまで変える必要があるかを事前に把握することです。
「新しいサービスの方が便利そう」という理由だけで乗り換えると、移行作業や社員教育に想定以上の時間がかかることがあります。
特にメールや共有ファイルが長年蓄積されている会社では、移行方法や作業期間まで含めて比較しましょう。
IT担当が選定前に確認するチェックリスト
候補を比較する前に、次の項目を自社について確認してみましょう。
- 複雑なExcelファイルやマクロを日常的に使っているか
- 社員の多くがブラウザ中心で仕事を進められるか
- Word・Excel形式で社外とファイル交換する機会が多いか
- 複数人でリアルタイム共同編集する機会が多いか
- どの程度の端末管理・セキュリティ機能が必要か
- 現在のメールやファイルを移行する必要があるか
- 社員が使い慣れている環境はどちらか
これらを書き出してみると、自社がどちらに向いているか判断しやすくなります。
たとえば、Excelを使う業務が多くWindows PC中心なら、Microsoft 365を軸に必要なプランを調べる。
一方、ブラウザ中心で共同編集する機会が多いなら、Google Workspaceを軸に検討する。
このように、最初から両サービスの全機能を比較するよりも、自社の条件を先に整理して候補を絞る方が選びやすくなります。
迷ったら何を基準に決めればいい？
最終的に重要なのは、機能表の項目数ではなく、自社の既存環境と働き方に合わせることです。
大まかな目安としては、
デスクトップ版Officeや既存のMicrosoft環境を重視する会社
→ Microsoft 365を検討
ブラウザ中心の働き方や共同編集を重視する会社
→ Google Workspaceを検討
という考え方ができます。
ただし、会社によって必要なセキュリティ機能、端末管理、取引先とのファイル互換性などは異なります。
まず現在の業務環境を確認し、そのうえで必要なプランまで比較するのが失敗しにくい選び方です。
また、どちらを導入しても、その後は社員のアカウント発行・権限変更・退職時の停止といった運用が発生します。
日常的な管理方法については、社内アカウント管理の方法｜初心者IT担当が最初に作る台帳と運用ルールもあわせて確認してください。
新入社員へアカウントやPCを準備する流れについては、新入社員のIT準備チェックリスト｜初心者IT担当が入社前にやることで整理しています。