社員の退職が決まったとき、IT担当者は「いつ・何を・どこまで」対応すればよいのか迷いがちです。
アカウントを止めるタイミングが早すぎれば業務に支障が出ますし、必要な対応が遅れれば、退職後も社内システムへアクセスできる状態が残る可能性があります。
この記事では、退職決定から最終出社日、退職後までの流れを時系列で整理し、初めて退職者対応を任されたIT担当者でも確認に使えるチェックリストとしてまとめます。
退職時のIT対応は「退職日」から逆算する
退職時のIT対応は、その場の判断だけで進めると抜け漏れが出やすい業務です。
まずは全体を、
- 退職が決まってから準備する
- 最終出社日までに停止・回収する
- 退職後に整理・確認する
という3段階に分けて考えます。
この流れを作るうえで特に重要なのが、IT担当者が退職の事実を後から知る状態を避けることです。
人事・総務からIT担当への連絡が遅れると、アカウントや貸与機器の確認が間に合わなかったり、退職後も不要なアクセス権が残ったりする原因になります。
「退職が決まったら、誰が・いつIT担当へ連絡するか」をあらかじめ決めておきましょう。
退職が決まったら最初に確認すること
連絡を受けたら、まずIT対応に必要な情報を確認します。
- 氏名
- 所属
- 最終出社日
- 退職日
- 貸与しているPC・スマートフォン・周辺機器
- 利用しているアカウント・SaaS
- 管理者権限の有無
- 引き継ぐ必要がある業務データ
- 本人しか把握していない外部サービスや管理対象がないか
最終出社日と退職日が同じとは限らないため、両方確認しておくことが大切です。
また、特定の担当者しか管理していない外部サービスや、本人だけが管理者になっているSaaSなどがあると、退職後に管理できなくなることがあります。
早い段階で、業務上引き継ぐ必要があるサービスや管理権限がないか確認しておきましょう。
一方で、退職理由や退職の背景など、IT業務に必要のない人事情報まで保持する必要はありません。
IT担当が把握する情報は、いつまでに何を停止・回収・引き継ぐ必要があるかを判断できる範囲にとどめます。
退職前にアカウントと権限を洗い出す
最終出社日を迎える前に、本人が利用しているアカウントと権限を確認します。
代表的な確認対象は次のとおりです。
- メール
- グループウェア
- チャットツール
- 勤怠・経費システム
- 社内システム
- 各種SaaS
- VPNなどのリモートアクセス
- 管理者権限
- 必要に応じて共有アカウントや外部サービス
アカウント管理台帳がある場合は、まず台帳を基準に確認します。
ただし、台帳に記載されているものだけで十分とは限りません。
更新漏れがあったり、IT担当が把握していないサービスを業務で利用していたりする可能性もあるため、必要に応じて本人や上長にも確認します。
アカウントを普段から整理しておく方法については、社内アカウント管理の方法｜初心者IT担当が最初に作る台帳と運用ルールで詳しく解説しています。
業務データと管理権限を引き継ぐ
アカウントを止める前に、退職後も会社で必要になるデータや管理権限を確認します。
対象になるものとしては、
- メールやファイル
- クラウドストレージ上のデータ
- 共有フォルダ
- SaaS上のデータ
- 管理者・オーナー権限
などがあります。
ここで重要なのは、IT担当者の判断だけでデータを削除しないことです。
どのデータを残すのか、誰へ引き継ぐのか、いつまで保存するのかは、上長や情報管理を担当する部門、会社の規程などに沿って決めます。
また、「退職者のアカウントはすぐ完全削除する」という一律の運用にする必要もありません。
サービスによっては、アカウントを無効化した状態でデータを保持したり、所有者を別の社員へ変更してから削除したりする必要があります。
まずは必要なデータと権限の引き継ぎを確認し、その後に利用停止や削除を進めます。
利用終了時刻に合わせてアカウントを停止する
退職者のアカウントは、会社が定めた利用終了時刻を過ぎたら、本人が利用できない状態にします。
多くの場合は最終出社日の業務終了後などが対象になりますが、最終出社日と退職日が異なるケースもあるため、「最終出社日なら必ずこの時刻」と一律に決めるのではなく、自社のルールに合わせます。
主な対応としては、
- サインインを停止する
- 不要になったアクセス権・管理者権限を外す
- VPNなどのリモートアクセスを停止する
- 必要に応じて認証端末・セキュリティキーなどを回収または無効化する
といったものがあります。
ここで区別しておきたいのが、利用停止とアカウント削除は同じではないという点です。
サービスによってはアカウントを削除すると、データ・設定・履歴などの扱いが変わる場合があります。
監査や業務上の理由で情報を残す必要がある場合は、いきなり削除せず、まずサインインを禁止したりアカウントを無効化したりしてから、その後の処理を判断する方法があります。
具体的な操作やデータ保持の仕様はサービスごとに異なるため、利用している製品の公式情報と自社のルールを確認して進めましょう。
PC・スマホなどの貸与機器を回収する
利用終了時には、会社から貸与している機器も回収します。
たとえば、
- PC
- スマートフォン
- タブレット
- ACアダプター
- マウス・キーボードなどの周辺機器
- セキュリティキーなどの認証用機器
が対象になります。
貸与品は小さなものほど忘れやすいため、資産台帳と照合しながら確認すると回収漏れを防ぎやすくなります。
回収したPCやスマートフォンを、前の利用者のデータが残ったまま別の社員へ渡すのは避けます。
ただし、回収したらすぐ初期化すればよいとは限りません。
まず、業務上必要なデータの引き継ぎや保存、必要な確認が完了していることを確認します。そのうえで、会社が定めた標準手順に従って初期化・再セットアップし、次の利用者へ渡せる状態にします。
貸与機器の管理方法については、IT資産管理台帳の作り方｜初心者IT担当が最初に管理する項目と運用方法で詳しく解説しています。
退職後に確認すること
利用停止や機器回収を終えたあとも、一度見直しておくと対応漏れを見つけやすくなります。
確認したいのは、
- アカウントや権限の処理漏れがないか
- 業務データの引き継ぎが完了しているか
- 不要なSaaSライセンスが残っていないか
- アカウント台帳・資産台帳を更新したか
- 貸与機器をすべて回収したか
- 退職者が管理者・所有者になったままのサービスがないか
といった点です。
使わなくなった有料SaaSについては、単純に契約を解約するだけでなく、ライセンスの回収や別の社員への再割り当て、契約数の見直しなども確認します。
対応期限は、利用しているサービスや会社の保存ルールなどによって異なります。
「退職後○日以内なら必ず正解」と一律に決めるより、何をいつまでに処理するかを自社の退職対応ルールとして決めておくことが重要です。
退職対応を毎回漏らさない仕組みにする
退職対応は、担当者の記憶だけに頼らない仕組みにしておきましょう。
最低限、
- 人事・総務からITへの通知
- 対応用チェックリスト
- 各作業の担当者
- 実施予定日・実施日
- 完了したことが分かる記録
を残せるようにします。
IPAの「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」でも、退職・契約満了時の情報や機器等の回収について、チェックリストや証跡で実施状況を可視化することが示されています。
入社対応でも同じ仕組みを使えます。
新入社員のIT準備チェックリスト｜初心者IT担当が入社前にやることとあわせて整備すると、入社から退職まで同じ考え方でIT対応を管理しやすくなります。
初心者IT担当向け 退職時IT対応チェックリスト
実務で確認しやすいよう、最後に必要な項目をまとめます。
退職決定〜利用終了前
- 氏名・所属・最終出社日・退職日を確認した
- 貸与している機器を確認した
- 利用中のアカウント・SaaS・管理者権限を洗い出した
- 本人しか把握していない外部サービスや管理対象がないか確認した
- 引き継ぐ業務データ・管理権限と引き継ぎ先を確認した
利用終了時
- メール・グループウェア・チャットなどのサインインを停止した
- 不要になったアクセス権・管理者権限を削除または制限した
- VPNなどのリモートアクセスを停止した
- 必要な認証端末・セキュリティキーなどを回収または無効化した
- PC・スマートフォン・周辺機器などの貸与品を回収した
退職後
- 業務データの引き継ぎ・保存が完了していることを確認した
- 回収機器を会社の手順に従って初期化・再セットアップした
- 不要なSaaSライセンスを回収・整理した
- アカウント台帳・資産台帳を更新した
- 退職者が管理者・所有者のまま残っているサービスがないか確認した
退職時のIT対応で重要なのは、アカウントを止めることだけではありません。
「アカウント・権限」「業務データ」「貸与機器」の3つを、退職のタイミングに合わせて漏れなく処理することが基本です。
一度チェックリストを作ってしまえば、次回からは担当者の記憶に頼らず、同じ手順で対応しやすくなります。